Briefing Papers & Board management software & The boardroom

Het materialen van de board moeten worden samengevat en opgemaakt zodat de bestuursleden zich redelijk snel kunnen voorbereiden en zich kunnen concentreren op een belangrijkste kwesties ter voorbereiding op een bestuursvergadering. Papers die betrekking hebben op specifieke agendapunten moeten duidelijk worden gestructureerd, met rubrieken als ‘doel’, ‘achtergrond’, ‘risico’s’, ‘kwesties’, ‘impact’ en ‘aanbevelingen’. Briefing papers moeten is:

• Kort, bondig plus materiaal. Bestuursdocumenten die betreffende een bepaald agendapunt beluisteren, hoeven niets meer later vier tot zes pagina’s te is, met eventuele verdere details in de bijlagen. Veel directeuren klagen persoonlijk dat hen bestuurspapieren heel vaak twee weleens zo lang zijn indien zou moeten.
• Tijdig. Informatie moet worden gedistribueerd, bij voorkeur in de handen van de directeuren, minstens vijf werkdagen van tevoren. Hierdoor inslikken bestuursleden – vooral niet-uitvoerende bestuurders, deze minder vertrouwd zijn aan het handelsbedrijf als uitvoerende bestuurders – de kwesties voor het vergadering volledig bespreken.
• Gericht plus actiegericht. In de kranten moet de kwestie ter bespreking worden voorgelegd, de risico’s van elke geïdentificeerd alternatief worden geëvalueerd, oplossingen belanden geboden aan een effectieve aanpak met het probleem, en het management een duifje geven betreffende de te ondernemen actie. Het dienen duidelijk bestaan wat de directeuren nodig hebben. Ben dit een kwestie betreffende beslissing, enkel ter aankondiging of door op te merken (indien uitgeoefend binnen de bestaande CEO / managementautoriteit)?

Als een voorstel ingewikkelder is of aanvullende board-room.nl uitleg behoeft, zou de bestuur inslikken overwegen om de zaak te delegeren aan beslist comité met de raad of door een-op-een briefings op erbij stellen met elke bestuurder door het promotor met het voorstel.

Een rol van de voorzitter & Virtual boardroom & Virtual boardroom

Voordat het bestuur van u bestuur plus het optreden als facilitator en gids, een effectieve bestuursvoorzitter zijn absoluut essentieel. Tijdens de houden van de vergaderingen moet een voorzitter:

• Behoud een controle aangaande de procedure zonder een discussie erbij domineren, waarbij alle regisseurs gelijk bewerkt worden. Helaas is u niet ongebruikelijk dat beslist voorzitter bestaan of haar mening kenbaar maakt voordat alle directeuren hun mening kenbaar betreffen, waardoor een eerlijke uitwisseling van ideeën wordt buitenkant.
• Vergemakkelijk de besluitvorming door beslist gericht debat te stimuleren, gebruik te maken met alle bijdragen, een constructieve discussie aan te moedigen en ervoor te zorgen dat werkelijke meningsverschillen word uitgelicht en opgelost. Bekwaam ondervragen helpt om moeilijkheden te verduidelijken en moedigt de volledige deelname betreffende de directeuren aan.
• Stuur de bord volgens consensus. Beslist goede voorzitter zal altijd streven naar een consensusbeslissing, niet louter een beslissing op basis van meerderheidsstem. (Zie Consensus opstellen, met pagina 26 voor meer informatie. ) In enige rechtsgebieden bepaling de statuten van het bedrijf toe dat de voorzitter een “beslissende stem” uitbrengt door een stembriefje op u bord bij verbreken. Tevens als dat wordt toegestaan, moet een stoel dat recht niet uitoefenen, vandaar het het spanningen met het bord verergert.
• Zorg ervoor dat de beslissingen die word genomen correct worden begrepen en vastgelegd.